Vilkår for aktører og bodholdere · Middelalderfestival i Sorring

1. Tilmelding og udvælgelse

Du tilmelder dig via formularen på tilmeldingssiden. Tilmeldingen åbner 11.11.2026.
Tilmeldingsfristen er 31. januar 2027.
Arrangørgruppen udvælger boder og aktører ud fra, hvor godt de passer til middelalderen, og hvordan pladsen samlet bliver varieret. Vi tilstræber, at det samme vareudvalg ikke er repræsenteret i for mange boder.
Du får svar senest 15. februar 2027. Først når du har fået skriftlig bekræftelse, er din plads sikret.
En tilmelding er personlig og kan ikke overdrages til andre uden aftale med arrangøren.

Bodholdere med adresse i postnummer 8641 og 8472 får gratis stand. Alle andre betaler 1.000 kr. for begge dage. Aktører, der ikke samtidig har en bod, betaler ikke standleje.
Et depositum på 50 % af standlejen skal være betalt senest 1. april 2027, og hele beløbet senest 1. juni 2027. Betalingsmåde: betalingsmåde. Pladsen er først endelig, når betalingen er modtaget.
Afbud skal meldes senest 1. april 2027. Ved alvorlig sygdom kan arrangøren dispensere fra fristen. Det afgøres i hvert enkelt tilfælde.
Udebliver du uden afbud, kan det betyde, at du ikke får plads ved kommende festivaler.

Arrangøren fordeler standpladserne. Du får besked om din plads i infomailen i juni 2027.
De lejede telte stilles op fra onsdag, og el, vand og det øvrige er klar fredag kl. 9.00.
Din bod skal være klar lørdag senest kl. 9.00, hvor bilerne også skal være kørt væk fra pladsen, og være bemandet og åben i hele åbningstiden: lørdag kl. 10–19.30 og søndag kl. 10–16.
Boder deltager begge dage. Det er ikke muligt at tilmelde sig kun lørdag eller kun søndag.
Der må ikke køres på pladsen i åbningstiden. Biler parkeres på den anviste parkering.
Nedtagning må tidligst begynde søndag kl. 16 og skal være afsluttet senest torsdag efter festivalen.
Du må ikke bruge mere plads end aftalt, og du må ikke grave i underlaget uden tilladelse. Pladsen er et arkæologisk område.

Telte og boder skal være af lærred eller andre naturmaterialer, og konstruktionen skal så vidt muligt være af træ.
Der må ikke være synlig plast, neonfarver, moderne reklameskilte, bannere eller lignende. Skilte laves af træ, lærred eller skind.
Moderne udstyr som kølebokse, plastkasser, kasseapparater og ledninger skal skjules under lærred, skind eller i kurve.
Alle, der står i boden eller deltager i lejren, skal være klædt i middelalderdragt i hele åbningstiden. Se positivlisten for vejledning.
Arrangøren kan bede dig om at ændre eller fjerne elementer, der bryder med middelalderstemningen.

Du må kun sælge de varer, du har oplyst i tilmeldingen, og som arrangøren har godkendt.
Varerne skal følge positivlisten: de skal kunne knyttes til middelalderen eller være lokalt håndværk eller lokale fødevarer.
Arrangøren driver selv hovedmadsalget med blandt andet pattegris, pølser af vildsvin, gryderet samt øl og saft i lerkrus. Madboder aftaler deres sortiment med arrangøren, så vi undgår at konkurrere på de samme retter.

Alle, der sælger eller serverer fødevarer, skal være registreret hos Fødevarestyrelsen, fx som midlertidig fødevarevirksomhed, og skal kunne dokumentere det.
Du er selv ansvarlig for at overholde gældende hygiejneregler, herunder køl, håndvask, rengøring og egenkontrol.
Alle retter og fødevarer skal være mærket med allergener, og du skal kunne svare på spørgsmål om indhold.
Salg af alkohol må kun ske efter aftale med arrangøren. Arrangøren søger lejlighedstilladelse, og du skal følge de betingelser, der følger med.

Åben ild, bål, grill og ildsteder er kun tilladt efter forudgående aftale med arrangøren.
Ved enhver form for ild skal der være slukningsudstyr i umiddelbar nærhed, fx brandtæppe, ildslukker eller spand med vand.
Ild må aldrig efterlades uden opsyn, og bål skal slukkes helt ved dagens afslutning.
Brug af sortkrudt og våben sker kun efter aftale og efter de sikkerhedsregler, der gælder for den enkelte gruppe.
Arrangøren kan forbyde ild ved tørke, kraftig blæst eller afbrændingsforbud.

Behov for strøm og vand skal oplyses i tilmeldingen. Arrangøren undersøger, om der kan leveres fra de eksisterende udtag.
Du skal selv medbringe godkendte forlængerledninger. Ledninger skal skjules og må ikke udgøre en snublefare.
Generatorer må kun bruges efter aftale med arrangøren.

Affald sorteres og tages med hjem eller afleveres på det sted, arrangøren anviser.
Din standplads skal efterlades ryddet og i samme stand, som da du fik den.
Er pladsen ikke ryddet, kontakter arrangøren dig og opkræver et gebyr på 500 kr. for oprydning.

Du skal have din egen ansvarsforsikring, der dækker skader, du eller din bod kan forvolde.
Du er selv ansvarlig for dine varer, dit udstyr og dine værdier, også uden for åbningstiden. Arrangøren dækker ikke tyveri, hærværk eller vejrskader.
Du er selv ansvarlig for at afregne skat og moms af dit salg.

Dyr må kun medbringes efter aftale med arrangøren.
Dyrene skal have skygge, vand og ro, og ejeren har ansvaret for deres trivsel og for, at de ikke er til gene eller fare for publikum.
Hunde må ikke medbringes på pladsen.

Arrangøren må fotografere og filme din bod, lejr og optræden og bruge billederne på hjemmesiden, sociale medier, i presse og i markedsføring af kommende festivaler.
Arrangøren må nævne dit navn eller navnet på din bod eller gruppe i markedsføringen.
Ønsker du ikke, at bestemte personer fotograferes, kan du skrive det i tilmeldingen.

Festivalen gennemføres i al slags vejr. Din bod skal kunne klare regn og blæst.
Hvis arrangøren må aflyse festivalen af grunde, arrangøren ikke er herre over, fx myndighedskrav eller farligt vejr, refunderes standlejen helt eller delvist. Arrangøren dækker ikke dine øvrige udgifter.
Arrangøren kan midlertidigt lukke pladsen eller dele af den, hvis sikkerheden kræver det.

Overholder du ikke vilkårene, vil arrangøren først bede dig om at rette forholdet.
Ved gentagne eller grove overtrædelser kan arrangøren bortvise dig fra pladsen uden refusion af standlejen.
Overtrædelser kan betyde, at du ikke får plads ved kommende festivaler.

Er du i tvivl om noget, så skriv til kontakt@sorring.historiskeruter.dk eller brug kontaktsiden.